Bookkeeping - boki (English spelling) bookkeeping

Japanese: 簿記 - ぼき（英語表記）bookkeeping

A technique for creating ledgers according to certain rules and recording and managing the facts of transactions, etc. Regardless of the unit, be it a profit-making company, non-profit organization, local community, union, or household, there is a need to record, organize, and store daily activities, with some degree of accuracy. Bookkeeping refers to the set of techniques, knowledge related to it, and related research areas that evaluate all of this work according to certain rules in monetary terms, record and store it in a record book called an ledger, and create necessary documents based on this record as needed. It is said that the term bookkeeping is an abbreviation of the term "entering into a ledger."

Bookkeeping itself is a technique for recording and organizing activities, but the need to organize such techniques systematically is especially strong in the corporate world. This is because in corporate management, a company is surrounded by various stakeholders such as investors (shareholders, etc.), creditors, tax collection agencies, employees, and business partners. Therefore, when carrying out corporate activities, there is a social demand to disclose the results and actual state of activities for a certain period (generally called an accounting period) in an appropriate manner. Knowledge or research on the establishment of systems and standards regarding accountability based on these demands is called accounting, and more specifically, corporate accounting. For this reason, bookkeeping and accounting are often discussed and studied as a series or as one entity. In modern society, bookkeeping is positioned as a fundamental technique that is essential for the development of discussions on various accounting systems.

[Tokai Mikio]

Types of bookkeeping techniques

In bookkeeping, the object of activity that must be recognized and recorded is called a "transaction," and depending on how the transaction is organized, it can be divided into single-entry and double-entry bookkeeping. Single-entry bookkeeping refers to all recording methods that only recognize one object of activity. For example, a typical example would be a household or individual keeping a household ledger that records only cash receipts and disbursements. Also, in national accounting, if the only thing that is meaningful to record is expenditures against the budget, this would also be considered to fall within the scope of single-entry bookkeeping. In contrast, in general business management activities, it is always necessary to recognize economic activities from two perspectives. For example, when a product is sold, the assets held in the form of the product decrease, but at the same time, the assets such as cash deposits that are the counter value for the product increase. In other words, double-entry bookkeeping focuses on the characteristic of economic phenomena that it is essential to recognize two events in all activities, and uses this type of recording process as a basic rule. Double-entry bookkeeping has become established as an essential technique for management as the modern economic society has developed, and in modern times it has been incorporated into the core systems that support business management systems by combining it with computers.

Depending on the entity that uses the bookkeeping, it has also been classified into commercial bookkeeping, industrial bookkeeping, agricultural bookkeeping, bank bookkeeping, etc. However, this does not mean that a classification of bookkeeping is necessary for every type of industry. The basic rule of double-entry bookkeeping is that if you understand the bookkeeping process of buying and selling goods, which is at the core of economic activity, in commercial bookkeeping, you can apply this to industry, agriculture, etc. In industry, industrial bookkeeping is established by adding knowledge of cost accounting to organize the manufacturing process. In this way, it can be said that the differences in industries have developed by devising applied bookkeeping based on commercial bookkeeping and industrial bookkeeping. In the service industry, which has developed and expanded rapidly in recent years, there is no act of buying and selling goods, so the terminology and other characteristics of each industry must be fully considered, but if you organize it by developing the two-sided organization of events in double-entry bookkeeping as an application of commercial bookkeeping, appropriate accounting will be possible.

In recent years, a comparison has been made between double-entry bookkeeping in the accounting of profit-making companies and bookkeeping and accounting in non-profit organizations, and a trend has been noted in which double-entry bookkeeping and its extension into corporate principles are being introduced to non-profit organizations, with the aim of improving the management efficiency of the latter in particular. Accounting systems based on the principles of double-entry bookkeeping have already been established in public corporations, independent administrative institutions, public interest corporations, etc., and are being used as a basic system for efficient management. In addition, although it varies depending on each initiative, there are many cases in which local governments are aiming to improve their local financial base by introducing corporate accounting, i.e. double-entry bookkeeping principles.

[Tokai Mikio]

The emergence of double-entry bookkeeping and its history

Many research results have been published by accounting history researchers regarding when the methodology leading to the principles of modern double-entry bookkeeping was developed. The oldest of these is that double-entry bookkeeping existed in ancient Rome, but there is no historical evidence to back this up. In that sense, many documents have been confirmed and published that can trace the actual economic activities of commercial cities in medieval Italy, which flourished as the center of world trade from the 13th to 14th centuries. Among these, there are several documents that are suitable for the origin of double-entry bookkeeping, such as the account books of the Finney Company in Florence and the account books of the treasurer of Genoa. In any case, the economic activities of this era saw the development of a partnership formed by investors and business operators that leads to modern joint-stock companies, and a system was required for reporting the results of the business and distributing profits, so it is appropriate to say that the principle of double-entry bookkeeping, which is based on the concept of capital, inevitably permeated society.

Accounting is said to have only been established as an academic discipline since the beginning of the 20th century, but its creation is closely related to the creation and development of accounting, i.e., bookkeeping, the technology for recording accounting ledgers. In particular, the birth of double-entry bookkeeping, which is now widely used as a common technique, had a strong influence on accounting, which has developed as an academic discipline that pursues the principles of profit calculation. In this sense, many researchers consider the starting point of the development of accounting to be Luca Paccioli's book Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita (Complete Book of Arithmetic, Geometry, Ratios and Proportions), published in 1494. This book is highly regarded as a systematic and theoretical organization of the double-entry bookkeeping method that was actually used by Venetian merchants at the time, and since it was published using movable type printing, which had just been invented, it became known as the Italian bookkeeping method and spread throughout the world. The venture trade and commenda (a type of anonymous investment association used in medieval Mediterranean trade) of the time gave birth to the concepts of double-entry bookkeeping and accountability, but the principle of profit calculation was based on one-time calculation. Later, the center of the European economy shifted from Italy to the Netherlands, France, and the United Kingdom, and with this came the formation of settled, continuous markets, and the idea of going concern, which is connected to modern bookkeeping and accounting, was introduced. The basis of bookkeeping and accounting then developed into the formation of double-entry bookkeeping, which is based on periodic profit and loss calculation, and has continued to this day.

The first two documents on bookkeeping in Japan were published in the early Meiji period, in 1873 (Meiji 6). They were Ginko Boki Seiho (The Method of Banking Bookkeeping) by the British Alexander Allan Shand (1844-1930), published by the Ministry of Finance at the time, and Choai no Ho (The Law of Accounting), translated by Fukuzawa Yukichi. Fukuzawa Yukichi, who had published his famous Gakumon no Susume (Encouragement of Learning) the previous year in 1872, translated the book from an American bookkeeping textbook by Henry Beadman Bryant (1824-92) and Henry Dwight Stratton (1824-67). Four books were published over a two-year period, and the one published in 1873 introduced single-entry bookkeeping, while the one published the following year in 1874 attracted attention as an explanation of double-entry bookkeeping. The original book is a famous textbook published in the United States in 1861, and although Fukuzawa Yukichi's work is a translation, it is highly regarded as a labor of love that laid the foundation for the spread of commercial bookkeeping in Japan.

[Tokai Mikio]

Basic methods (procedures) of double-entry bookkeeping

Double-entry bookkeeping is a method of recognizing and recording activities on two levels. The basic steps in modern double-entry bookkeeping are to recognize transactions, enter them into journal entries, post them to the ledger, create trial balance and settlement sheets, and then settle the accounts.

A transaction in bookkeeping and accounting is any event that requires a bookkeeping record. In principle, activity events must be organized as increases or decreases in the five elements of assets, liabilities, capital (net assets), revenue, and expenses, but when these increases or decreases are combined on two sides, one element is called the "debit" and the other is called the "credit." In addition, since there are eight elements of each, they are also called the "eight elements of transaction" ( Figure ).

Depositing cash into a bank account is a transaction of "increase in assets" and "decrease in assets." Borrowing money from a bank is a transaction of "increase in assets" and "increase in liabilities." Paying an employee's salary is a transaction of "increase in expenses" and "decrease in assets." Selling a product is a transaction of "increase in revenue (realization)" and "increase in assets." In this way, recognized transactions are "journalized" like a diary as a daily record. The journalized records are transferred to a place of arrangement with a name that indicates the transaction's contents more specifically, that is, "account." This is called posting. A ledger that holds all accounts is called a general ledger or general ledger. This allows the increase/decrease and balance of all accounts, such as cash, loans, capital, sales, and salary, to be understood. The ledger balance is the basis for preparing a trial balance on a certain date, and allows an overview of the appropriateness of the records up to that point. The total debits and credits of a trial balance must always match, which is called the principle of average balance. A trial balance is a list that consolidates all the account items in the balance sheet and income statement, which are financial statements (final accounting reports), so by dividing it into two, you can obtain the basic data for the balance sheet and income statement. A list that displays these items separately is called a settlement sheet. Closing the books and accounting for an accounting period is called settling the accounts, and financial statements are created that show the appropriate financial position and business performance for the accounting period. Appropriate adjustments are made at that time (for example, uncollected, unpaid, prepayment, advance receipt, etc.), which is called settlement adjustments or settlement adjustments. The final procedure in double-entry bookkeeping is to close each account set for the accounting period using a certain method, and to leave the necessary accounts and account balances for the next period, thus completing the series of procedures.

As described above, the basis of double-entry bookkeeping is account-type double-entry bookkeeping, which grasps activities from two perspectives, divides them into debit and credit items, and organizes them in accounts. Matrix double-entry bookkeeping attempts to organize this duality with rows and columns. In today's world, where computers are widespread, all such principles are incorporated into computer systems (software) for bookkeeping processing, so the significance of the continuity of procedures has faded.

[Tokai Mikio]

Modern Bookkeeping System

Needless to say, the spread and development of computers in modern management has brought about important changes in management systems, and in modern times, computers also play an important role in management decision-making by incorporating forecast information and processing various simulation information. In relation to bookkeeping and accounting, it has gone through several stages, and it is no exaggeration to say that in modern times, bookkeeping and accounting systems cannot be thought of without an organic connection with a computer system. However, the construction of bookkeeping and accounting systems varies depending on the size of the company, and includes a form in which a system capable of processing the entire management system is built on a large computer and the bookkeeping and accounting system is incorporated into it, a network type that links with external functions, a form based on processing using software created by an individual company or corporate group, a form in which the system is requested from professionals such as certified public accountants and tax accountants who have introduced computer systems as an accounting profession, and a form using commercially available bookkeeping and accounting processing software.

It has long been said that modern society is an IT (information technology) society, and bookkeeping systems, which must be improved in conjunction with accounting systems and accounting standards, have reached a point where they must increasingly promote the use of computers as accounting globalization progresses.

[Tokai Mikio]

"Bookkeeping Textbook, edited by Mitsuaki Kuno, new edition (2007, Dobunkan Publishing)" "Bookkeeping General Course, 7th edition, written by Ryuji Takeda (2008, Chuo Keizaisha)" "Modern Basic Bookkeeping, written by Hideyuki Kobayashi (2010, Tax Accounting Association)"

Eight elements of trading (Figure)
©Shogakukan ">

Eight elements of trading (Figure)

Source: Shogakukan Encyclopedia Nipponica About Encyclopedia Nipponica Information | Legend

Japanese:

一定のルールに従って帳簿を作成し取引等の事実を記録・管理する技法のこと。営利企業、非営利組織、地域社会、組合、家庭などどのような単位であっても、その精粗の差はあれ日々の活動を記録し整理し保存しておく必要性が生ずる。このような作業を一定のルールにのっとって、そのすべてを貨幣額によって評価し、帳簿という記録簿に記載・保存し、必要に応じてこの記録に基づいた必要資料を作成する一連の技法およびそれに関する知識、関連研究領域を簿記という。「帳簿記入」の語を略して簿記と略称したといわれている。

　簿記そのものは活動の記録整理の技法であるが、そのような技法をシステマティックに整理する必要性は、一般に企業社会においてとくに強く求められるものである。なぜならば、企業経営においては、出資者（株主等）、債権者、徴税機関、従業員、取引先など多様な利害関係者が企業を取り巻いている。したがって、企業活動を遂行すれば、一定期間（一般に会計期間という）についての活動の成果と実態を適切な方法によって開示（ディスクロージャーdisclosure）する社会的な要請が発生する。これらの要請に基づく会計報告責任（アカウンタビリティaccountability）に関する制度や基準の構築に関する知識もしくは研究を会計、さらに限定して企業会計とよんでいる。このような意義から、簿記と会計を一連のものまたは一体のものとして議論したり研究したりすることが多い。現代社会において簿記は、さまざまな会計制度の議論の展開に不可欠な基盤的技法として位置づけられている。

［東海幹夫］

簿記技法の種類

簿記において認識・記録しなければならない活動の対象を「取引」と称しているが、この取引の整理の仕方によってこれを単式簿記と複式簿記とに区分する。単式簿記とは、活動の対象について一つの認識しかしない記録方式のすべてをいう。たとえば家庭や個人において現金出納だけを記録する家計簿を作成するようなものがその典型である。また、国家の会計で予算に対する支出にのみ記録の意義があるとすればこれも単式簿記の範囲に含まれると解される。これに対して、一般の企業経営活動においては、つねに二面における経済活動の認識が必要である。たとえば商品を販売すれば商品という保有資産は減少するがそれとともにその対価である現金預金等の資産は増加する。すなわち活動のすべてにおいて二つの事象を認識することが不可欠であるという経済事象の特性に着目して、このような記録処理を基本ルールとするのが複式簿記double-entry bookkeepingである。複式簿記は近代経済社会の発展とともに経営にとって必須(ひっす)の技法として定着し、現代においてはコンピュータとの結合によって企業経営システムを支える基幹システムに取り込まれている。

　簿記を使用する主体の相違によって、これを商業簿記、工業簿記、農業簿記、銀行簿記などに分類することも行われてきた。ただし、すべての産業形態の別に簿記の区分が必要であるという意味ではなく、複式簿記のルールの基本は、経済活動の中核にある商品売買の簿記処理を商業簿記において理解すれば、これを工業や農業等に応用していくことができる。工業では、製造過程を整理するための原価計算の知識を加えれば工業簿記が確立される。このように業種の相違は、商業簿記と工業簿記を基本とした応用簿記としてくふうすることで発展してきたといってよい。近年、急速に発展・拡張してきたサービス業においては、商品売買という行為がなくそれぞれの特徴の用語等について十分に考慮しなければならないが、複式簿記の事象の二面による整理を商業簿記の応用として展開することによって整理すれば適切な会計処理が可能となる。

　近年、営利性を有する企業の会計における複式簿記と非営利組織における簿記・会計の対比がなされ、とくに後者の経営効率化を指向して、非営利組織に複式簿記およびその展開としての企業原理を導入しようとする動向が注目されている。すでに、特殊法人、独立行政法人、公益法人等において、複式簿記の原理を基盤とした会計制度の構築が実施され効率的な運営管理の基本システムとして活用されている。また地方自治体でも、各々の取組みによって異なるが、企業会計すなわち複式簿記の原理を導入して地方財政基盤の改善を目ざすかなりの事例を確認することができる。

［東海幹夫］

複式簿記の登場とその歴史

現代の複式簿記の原理に通ずる手法の開発がいつごろなされたかについては、会計史の研究者による数多くの研究成果が公表されている。このうちもっとも古いのは、古代ローマ時代において複式による帳簿記入が存在したとするものであるが、歴史的資料としての確認はなされていない。その意味では、13世紀から14世紀にかけて世界貿易の中心として栄えた中世イタリアについては、商業都市におけるその経済活動の実態を跡づけることのできる数多くの資料が確認・公表されている。そのなかに、フィレンツェのフィニー商会の帳簿やジェノバ市財務官の帳簿など、複式簿記の起源とするのに適切な複数の資料が存在する。いずれにしても、この時代の経済活動においては、近代の株式会社組織につながる出資者と事業者によって形成される組合形態が発展し、事業の成果が報告され利益を分配するという仕組みが要請されたから、必然的に資本の概念を基礎とする複式簿記の原理が社会に浸透していったという見解は適切なものと理解される。

　会計が学問として成立したのは20世紀に入ってからのことといわれているが、その生成は会計帳簿の記録技術すなわち簿記の生成・発展と密接な関係をもっている。とくに今日一般的な技術として普及した複式簿記の誕生は、利潤計算原理を追及する学問として発展してきた会計学に強い影響を与えた。その意味で、多くの研究者は会計学を発展させた文献としての起点を、1494年に出版されたルカ・パチオーリの著書『ズンマ』Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita（『算数、幾何、比および比例全書』）に置いている。この書物は、当時のベネチア商人の間で実際に使用されていた複式簿記法を体系的、理論的に整理したものとして評価されるとともに、発明まもない活版印刷によって発刊されたため、これを機にイタリア式簿記法として世界に伝播(でんぱ)していくこととなる。当時のベンチャー貿易やコンメンダ（中世の地中海貿易で活用された一種の匿名出資組合）は、複式簿記や会計報告責任（アカウンタビリティ）の概念を生み出したが、利潤計算原理は口別（1回限り）計算を基本とするものであった。その後、ヨーロッパ経済の中心はイタリアからオランダ、フランス、イギリスへと移っていくが、これとともに定住的で継続的な市場を形成するようになり、現代簿記・会計に通ずるゴーイング・コンサーン（継続企業）の考え方を導入するようになった。そして、簿記・会計の基本は、期間損益計算を前提とする複式簿記の形成へと発展することとなり現代に至っている。

　日本における簿記に関する最初の文献は、明治初期すなわち1873年（明治6）に発刊された次の2点である。すなわち、当時の大蔵省からの出版であるイギリス人アレキサンダー・アラン・シャンドAlexander Allan Shand（1844―1930）の『銀行簿記精法』と、福沢諭吉が翻訳した『帳合之法(ちょうあいのほう)』である。前年の1872年に有名な『学問のすゝめ』を公刊した福沢諭吉の同書は、ブライアントHenry Beadman Bryant（1824―92）とストラットンHenry Dwight Stratton（1824―67）によるアメリカの簿記教科書を翻訳したものである。2年にわたり4冊が出版され、1873年のものは単式簿記を紹介したものであるが、翌年の1874年のものは複式簿記を解説したものとして注目されていた。原書は1861年にアメリカで出版された著名な教科書で福沢諭吉の業績は翻訳であるが、日本の商業簿記普及の基礎となる労作として高く評価されている。

［東海幹夫］

複式簿記の基本的手法（手続）

複式簿記は、活動の認識を二面において認識し記録する手法である。現代の複式簿記における仕組みは、基本的には、取引の認識→仕訳→元帳への転記→試算表・精算表の作成→決算という手順によって進められる。

　簿記・会計にいう取引とは、簿記の記録を必要とするすべての事象である。活動の事象は、原則として資産、負債、資本（純資産）、収益、費用の5要素の増減として整理されなければならないが、これらの増減を二面に組み合わせた場合、一つの要素を「借方(かりかた)」といい、もう一つを「貸方(かしかた)」という。また、各要素が八つあるので「取引の8要素」ともよばれている（図）。

　現金を銀行預金に預け入れれば「資産の増加」と「資産の減少」の取引である。銀行から借金をすれば「資産の増加」と「負債の増加」の取引である。従業員に給料を支払えば「費用の発生」と「資産の減少」の取引である。商品を販売すれば「収益の発生（実現）」と「資産の増加」の取引である。このようにして、認識された取引は、一つ一つの日々の記録として日記帳のように「仕訳」される。仕訳された記録は、取引の要素をより具体的な内容を示す名称をもった整理の場所、すなわち「勘定」へ移し替えて整理される。これを転記するという。すべての勘定を保持した帳簿を元帳もしくは総勘定元帳という。これによって現金、借入金、資本金、売上げ、給料といったすべての勘定の増減や残高が把握されることとなる。元帳の残高は、一定の期日に試算表を作成する基礎となり、ここまでの記録の適切性を概観的に把握することができる。試算表の借方の合計と貸方の合計はかならず一致しなければならないが、これを貸借平均の原理という。試算表は、財務諸表（最終的な会計報告書）としての貸借対照表と損益計算書のすべての勘定科目を一覧に集約させたものであるから、これを二つに区分すれば、貸借対照表と損益計算書の基礎データを得ることができる。これらを区分して表示した一覧表を精算表という。会計期間で簿記・会計を一くぎりすることを決算といい、会計期間における適正な財政状態と経営成績を示す財務諸表を作成する。その際にしかるべき修正（たとえば未収、未払い、前払い、前受けなど）をするが、これを決算整理とか決算修正という。複式簿記の最後の手続は、会計期間としてくぎられた各勘定を一定の手法で締め切り、必要な勘定および勘定残高を次期に残すことで、これによって一連の手続を終わる。

　以上のように複式簿記の基本は、活動事象を二面において把握しこれを借方項目と貸方項目に区分して勘定において整理する勘定式複式簿記である。この二面性を行と列で整理しようとするのが行列式（マトリックス）複式簿記である。コンピュータの普及した現代では、そのような原理をすべてコンピュータシステム（ソフトウェア）のなかに取り込んで簿記処理をするので、手続（手順）のもつ一連性の意義は薄らいでいる。

［東海幹夫］

現代の簿記システム

近代経営におけるコンピュータの普及と発展はその管理システムに重要な変革をもたらしたことはいうまでもないが、現代では、経営の意思決定という局面においても、予測情報の取り込みやさまざまなシミュレーション情報の処理などによって重要な役割を担っている。簿記・会計との関係においても、いつくかの段階を経て、現代ではコンピュータシステムとの有機的な接合なくして簿記・会計システムを考えることができないといっても過言ではない。ただし、大型コンピュータに経営管理（マネジメント）システムの全体を処理できるシステムを構築しそのなかに簿記・会計システムを組み込む形態、外部の機能と連携するネットワーク型の形態、個別企業もしくは企業グループ独自に作成したソフトウェアによる処理を基本とする形態、会計プロフェッションとしてのコンピュータシステムを導入した公認会計士・税理士といった専門職へ依頼する形態、市販の簿記・会計処理のソフトを使用する形態など、簿記・会計システムの構築は企業規模などの相違によって多様である。

　現代社会はIT（情報技術）社会であるといわれて久しいが、会計制度もしくは会計基準のあり方と一体となって改善の方向を模索しなければならない簿記システムは、会計のグローバリゼーションの進化とともに、ますますコンピュータの活用を促進していかなければならないところにきている。

［東海幹夫］

『久野光朗編著『簿記論テキスト』新版（2007・同文舘出版）』▽『武田隆二著『簿記一般教程』第7版（2008・中央経済社）』▽『小林秀行著『現代基本簿記』（2010・税務経理協会）』